As empresas que percebem a importância de manter os seus colaboradores satisfeitos estão permitindo que eles organizem os seus próprios deslocamentos a negócios. Nesse contexto, a prestação de contas referente às despesas de viagens é muito importante para fortalecer a relação de confiança entre o colaborador e a organização.
Além de guardar os comprovantes, é preciso fazer um relatório de gastos, anexando os recibos fiscais, para facilitar a visualização das despesas e ajudar na gestão orçamentária da empresa. Quer saber mais?
Neste artigo, vamos mostrar quais são as principais despesas de viagem a trabalho, como calcular os gastos, os pontos de prejuízos mais comuns em viagens corporativas, como funciona a política de reembolso e como gerenciar as viagens corporativas de maneira eficiente. Confira!
Quais são as principais despesas em viagens a trabalho?
Antes de pensar em qualquer categoria de gastos, é importante entender bem o que pode ser considerado uma despesa de negócios válida. A dica é que os itens sejam essenciais para atingir os objetivos da viagem a negócios.
Gastos reembolsáveis
Em geral, as despesas consideradas válidas em viagens corporativas são:
- alimentação;
- documentação (passaporte, visto, entre outros);
- pacote de dados para acesso à internet;
- serviços de lavanderia;
- transporte (avião, ônibus, táxi e aluguel de veículos);
- inscrições em eventos;
- hospedagem;
- seguro-viagem.
Gastos não reembolsáveis
É importante observar que alguns gastos não são reembolsáveis, como:
- compra de souvenir;
- despesas com danos a objetos e equipamentos;
- multas de trânsito;
- taxas por perda de voos;
- entre outros gastos pessoais.
Nesse sentido, é interessante separar um cartão de crédito apenas para despesas que fogem aos objetivos da viagem.
Como fazer para calcular os gastos em viagens?
Ao organizar a viagem de negócios, é fundamental ter atenção para que nenhum detalhe seja esquecido. Para isso, faça uma checklist e lembre-se de calcular a rota e incluir despesas menores, como lanches e cafés.
Você pode utilizar uma planilha do Excel para calcular todos os gastos previstos para a viagem. Digite a descrição de cada despesa em uma célula da primeira coluna da planilha, organizando os itens por ordem de prioridade. Ao lado, coloque os respectivos valores diários, multiplicando-os pela quantidade de dias para obter o valor total dos custos da viagem corporativa. Para evitar surpresas, é sempre bom considerar um valor um pouco acima do planejado.
Quanto mais precisa for essa análise, mais perto do gasto real você estará. Caso o cálculo das despesas ultrapasse o orçamento liberado pela empresa, é preciso avaliar cada item para descobrir como é possível economizar.
Quais são os possíveis pontos de prejuízo em viagens corporativas?
Alguns aspectos podem trazer prejuízos em viagens corporativas. A seguir, veja os principais pontos a serem observados:
- planejamento — para que os gastos não saiam do controle, é fundamental tomar nota de tudo com antecedência;
- relatório de despesas— quando deixado para o final da viagem, o registro dos gastos pode ficar prejudicado, em função de eventuais perdas de comprovantes;
- seguro viagem — em casos de imprevistos, a falta de um seguro pode levar a gastos exorbitantes.
Como funciona a política de reembolso de gastos?
Um dos principais direitos que a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) prevê para todos os funcionários que viajam por uma empresa é o reembolso de despesas de viagem. A empresa pode adiantar um valor para que o colaborador tenha recursos mínimos necessários para os gastos na viagem e, no retorno, por meio da prestação de contas, reembolsá-lo pelas despesas excedentes.
Também há a possibilidade de parte do valor ser devolvida, quando o gasto não atinge o total recebido no adiantamento. Para isso, é recomendável que a prestação de contas seja realizada por meio do relatório de despesas de viagens, com os devidos comprovantes anexados.
Segundo as normas para reembolso de despesas de viagem, os recursos financeiros aplicados devem atender a critérios de razoabilidade:
- não podem ser utilizados com pessoas sem vínculos com o empregador;
- devem se restringir ao local da prestação dos serviços;
- precisam ser comprovados mediante documentação fiscal idônea.
Como fazer uma gestão eficiente de viagens corporativas?
Para fazer uma gestão eficiente de viagens corporativas, é preciso conhecer a política de reembolso da empresa e guardar os recibos de pagamento. Os documentos fiscais são essenciais para comprovar que você destinou os valores para serviços relacionados aos objetivos da viagem.
Além disso, é imprescindível elaborar o relatório de despesas indicando o valor gasto em cada atividade e ação relacionada à viagem. Para isso, você pode lançar mão da mesma planilha em Excel utilizada no planejamento e atualizá-la com os gastos efetivamente realizados.
Para tornar as informações nesses registros legais, é necessário incluir impostos, assim como horário e local, com descrição do produto ou serviço adquirido. O relatório deve ser entregue, preferencialmente, no mês em que a viagem for realizada.
Como todo o valor reembolsado vai direto para a conta bancária do colaborador, é importante lembrar que ele deve ser declarado no Imposto de Renda do ano seguinte. Por isso, é importante guardar uma cópia como comprovação de despesas de viagens.
Como economizar em viagens a trabalho?
Para economizar em viagens corporativas, é preciso fazer um bom controle de gastos. Hoje, já estão disponíveis para download aplicativos gratuitos e pagos, como o ExpenseOn, compatível com todos os navegadores e sistemas operacionais de smartphones. Ele ajuda a controlar o orçamento com as seguintes funções:
- armazena dados na nuvem;
- digitaliza despesas, como possíveis reembolsos;
- emite relatórios;
- integra diferentes pontos da empresa, como softwares ERP e setores contábeis;
- organiza finanças relacionadas a quilometragem;
- solicita adiantamentos para evitar prejuízos.
Além disso, sempre que possível, você deve pesquisar passagens aéreas em promoção e ficar de olho em hotéis com bom custo-benefício.
Como você viu, na hora de prestar contas das despesas de viagem, é muito importante controlar gastos, conhecer a política de reembolso da empresa e fazer um bom planejamento e gerenciamento dos dados. Ao final, é preciso apresentar um relatório dos gastos, não esquecendo de anexar os comprovantes válidos.
Fonte: Azul Revista Digital
Foto: Canva
