Em nosso primeiro artigo desta série, falamos um pouco sobre o que é uma agência de viagens corporativas e como esse tipo de empresa especializada pode ajudar outras empresas a gerenciarem todas as suas necessidades de viagem, desde reservas de voos e hotéis até aluguel de carros e organização de reuniões e eventos.
Neste terceiro texto, pretendo detalhar um aspecto pouco conhecido pelas pessoas em geral, que diz respeito à forma como as agências de viagens corporativas adquirem seus bilhetes e quais são os cadastros e filiações necessários para que isso ocorra. Compreender este ponto é fundamental para, por exemplo, escolher com segurança uma agência para atender às demandas de viagens da sua empresa.
Vamos começar explicando o que são as siglas IATA e GDS, essenciais ao entendimento do tema de hoje.
1 – O que é a IATA e para que ela serve?
A IATA (International Air Transport Association) é uma organização internacional que representa as companhias aéreas globais. No contexto das agências de viagens, a IATA desempenha vários papéis importantes:
- Padrões e regulamentações: a IATA estabelece padrões e regulamentos para a indústria da aviação. Isso inclui normas para emissão de bilhetes, procedimentos de segurança, requisitos de documentação e muito mais. As agências de viagens precisam estar cientes e em conformidade com esses padrões para operarem no setor de viagens aéreas;
- Programa de agentes IATA: a IATA oferece um programa para agências de viagens conhecido como “IATA Accredited Agent”. As agências que participam deste programa têm acesso a benefícios como emissão direta de bilhetes eletrônicos, acesso a tarifas especiais de companhias aéreas e utilização de ferramentas e sistemas de reservas da IATA;
- Treinamento e certificação: a IATA oferece programas de treinamento e certificação para profissionais da indústria de viagens, incluindo agentes de viagens. Esses programas visam fornecer conhecimentos e habilidades necessárias para trabalhar efetivamente na indústria da aviação
- Advocacia e representação: a IATA atua como uma voz coletiva para as companhias aéreas e suas agências associadas, defendendo os interesses do setor em questões como regulação governamental, políticas de aviação e questões relacionadas à segurança e eficiência operacional.
2 – O que é um GDS?
Um GDS (Global Distribution System – Sistema Global de Distribuição, em Português), é uma plataforma eletrônica utilizada pelas agências para realizar reservas, incluindo voos, hotéis, aluguel de carros, cruzeiros, entre outros serviços relacionados a viagens.
Esses sistemas, como Amadeus, Sabre, Travelport (que inclui Galileo, Apollo e Worldspan), entre outros, atuam como intermediários entre as agências de viagens e os fornecedores de serviços de viagens, como companhias aéreas, hotéis e empresas de aluguel de carros. Eles agregam informações e disponibilidade de vários fornecedores em uma única plataforma, permitindo que os agentes de viagens possam pesquisar, comparar preços e fazer reservas de forma eficiente e conveniente.
Para as agências de viagens, os GDS têm várias utilidades:
- Acesso a amplas opções: os GDS oferecem uma ampla gama de opções de viagens, permitindo que os agentes comparem rapidamente as tarifas e disponibilidade de diferentes fornecedores em um único sistema;
- Eficiência na reserva: os GDS simplificam o processo de reserva, permitindo que os agentes de viagens emitam bilhetes eletrônicos, façam reservas de hotéis, aluguem carros e até mesmo organizem pacotes de viagens complexos com facilidade;
- Atualizações em tempo real: os GDS fornecem informações instantâneas sobre disponibilidade, tarifas e condições de viagem, garantindo que os agentes tenham acesso às informações mais atualizadas para atender às necessidades de seus clientes;
- Integração com sistemas de gestão: os GDS podem ser integrados aos sistemas de gestão das agências de viagens, facilitando o acompanhamento de reservas, geração de relatórios e gerenciamento de clientes.
Colocadas essas explicações, vamos avançar para os requisitos que as agências de viagens corporativas precisam cumprir para que possam emitir os seus bilhetes diretamente, sem intermediação de terceiros. Lembrando que eles podem variar de acordo com a região e com as políticas específicas de cada companhia aérea, mas, em geral, são cinco requisitos:
- IATA Accreditation (Agências IATA): muitas companhias aéreas exigem que as agências de viagens sejam credenciadas pela IATA para emitirem bilhetes diretamente. O processo de obtenção da acreditação da IATA pode envolver requisitos financeiros, operacionais e de segurança;
- Afiliação a um GDS;
- Acordo direto com a companhia aérea: algumas companhias aéreas podem exigir que as agências de viagens tenham um acordo com elas para emitirem bilhetes diretamente. Isso pode envolver negociações comerciais e o cumprimento de requisitos específicos da companhia;
- Certificações e treinamentos: algumas companhias aéreas podem exigir que os agentes de viagens que emitem bilhetes diretamente tenham certificações específicas e passem por treinamentos fornecidos pela companhia;
- Cumprimento de requisitos legais e regulatórios: as agências de viagens devem atender a todas as exigências aplicáveis, incluindo licenças comerciais, seguros e conformidade com as leis de proteção do consumidor.
Como se vê, não é tão simples ser uma agência de viagens corporativas e daí decorre a importância de os clientes sempre procurarem identificar, no momento da contratação da agência, se ela possui todos os cadastros e filiações. Emitir bilhetes diretamente com as companhias aéreas, por exemplo, traz alguns benefícios, a saber:
- Agilidade e eficiência: com os cadastros adequados, a agência de viagens pode emitir bilhetes diretamente, o que reduz o tempo necessário para concluir as transações. Isso resulta em processos mais rápidos e eficientes, permitindo que os clientes corporativos ajam com mais agilidade em relação às suas viagens de negócios;
- Flexibilidade na reserva: ao ter acesso direto aos sistemas das companhias aéreas, a agência de viagens pode oferecer aos clientes corporativos uma variedade maior de opções de voos e tarifas. Isso proporciona mais flexibilidade na escolha de horários convenientes e tarifas competitivas, atendendo melhor às necessidades específicas de viagem dos clientes;
- Melhor atendimento ao cliente: a capacidade de emitir bilhetes diretamente permite que a agência de viagens forneça um serviço mais personalizado e eficiente aos clientes corporativos. Os agentes podem lidar diretamente com as solicitações e preocupações dos clientes, garantindo um atendimento mais ágil e eficaz;
- Acesso a tarifas especiais: com os cadastros adequados e parcerias estabelecidas, as agências de viagens corporativas podem ter acesso a tarifas especiais e descontos oferecidos pelas companhias aéreas. Isso pode resultar em economias significativas para os clientes corporativos em suas viagens de negócios;
- Garantia de conformidade: as agências de viagens que possuem os cadastros necessários estão em conformidade com os padrões e regulamentos estabelecidos pelas companhias aéreas e pela indústria como um todo. Isso proporciona segurança e tranquilidade aos clientes corporativos, garantindo que suas viagens sejam realizadas de acordo com os mais altos padrões de qualidade e segurança.
Em resumo, os cadastros das agências de viagens corporativas para emitir bilhetes diretamente com as companhias aéreas são essenciais para proporcionar aos clientes um serviço eficiente, conveniente, personalizado e em conformidade com os padrões da indústria. Isso contribui para uma experiência de viagem mais satisfatória e bem-sucedida para as empresas e seus funcionários.
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Foto: Canva
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